Sport in Tilburg
»
»

Vereniging in de schijnwerpers: Vrijwilligersbeleid bij White Demons

15-11-2019 11:11:00

Vereniging in de schijnwerpers: Vrijwilligersbeleid bij White Demons

vereniging in de schijnwerpers

Deze maand staat Handbalvereniging White Demons centraal. Wij spraken voorzitter Bas Tuijtelaars: hij handbalde vroeger al bij White Demons en is na een tijdje in Utrecht te hebben gewoond weer terug bij de vereniging. Hij zag een aantal dingen die bij de Utrechtse handbalverenigingen goed werkten en die daarom hier ook het proberen waard waren. Hij is hier toen mee aan de slag gegaan en als gevolg daarvan is er afgelopen zomer een nieuw vrijwilligersbeleid gestart.

Probleemconstatering
White Demons had net als vele andere verenigingen een groot vrijwilligerstekort. De club kon meer halen uit bepaalde leden van de club en bijvoorbeeld ouders van jeugdleden. Mensen wisten niet goed wat ze voor de club konden doen, er werd hen niet genoeg aangereikt. In het huishoudelijk reglement stond wel een verplichting dat ouders met kinderen vanaf een bepaalde leeftijd iets moeten gaan doen voor de club. Dit werd door weinig mensen nageleefd en er zaten ook geen consequenties aan. Er zijn ooit wat andere initiatieven geprobeerd op te zetten. Zo werd er vroeger bijvoorbeeld vaak een bepaalde waarde gehecht aan verschillende taken door een puntensysteem. Een wedstrijd fluiten leverde bijvoorbeeld 3 punten op en een bardienst draaien 2. Ieder lid moest een bepaald aantal punten per seizoen behalen. Hierdoor ontstond vervolgens vooral veel discussie in de vrijwilligerscommissie en het bestuur en het werkte eigenlijk nooit zoals gewenst. Mede daarom zijn deze plannen blijven hangen in de idee-fase en moest er wat veranderen.

Vrijwilligerscommissie
Het probleem van het vrijwilligerstekort werd door het bestuur in kaart gebracht en er werd nagedacht over hoe het beter kon. Na geïnformeerd te hebben bij andere verenigingen over hoe zij het vrijwilligerstekort aanpakten, werd er een nieuw beleidsplan geschreven. Om dit beleidsplan verder te ontwikkelen, werd er een vrijwilligerscommissie opgezet. In deze vrijwilligerscommissie zaten ook ouders van jeugdleden en recreanten. Toen deze commissie compleet was, begon de uitdaging: de uitoefening.

Gemakkelijk vrijwilligerstaken inplannen
Voorheen werden mensen op taken ingedeeld door het bestuur. Als de leden dan niet op kwamen dagen, kregen ze een boete van €10,-. Hierdoor was het te makkelijk om niet op te komen dagen volgens de voorzitter. Er werd een geautomatiseerd systeem aangeschaft waarin alle vrijwilligerstaken op een rijtje worden gezet. Ieder lid kan een account aanmaken en zichzelf inschrijven voor een taak. "Het moet makkelijk worden gemaakt voor de mensen." Dankzij het feit dat mensen dus zelf hun taken in kunnen plannen, zullen ze minder snel niet komen opdagen. De vrijwilligerscommissie is de hele zomer bezig geweest om het op gang te zetten en sinds september werkt het systeem naar wens.

Consequenties van het niet deelnemen aan het beleid
Als iemand zichzelf inplant voor een vrijwillige taak en toch niet komt opdagen, dan krijgt dat lid een boete van €50,-. Dit bedrag is hoog, maar daardoor zal dit niet snel voor komen. In de eerste drie maanden van het seizoen is dit één keer voorgekomen. De leden moeten zich aan het begin van ieder seizoen inschrijven voor drie vrijwilligerstaken. Mochten ze dit niet willen doen, hebben ze de mogelijkheid om hun plichten af te kopen. Dit kost €100,- per seizoen. Dit bedrag is wederom hoog, waardoor maar weinig leden dit doen. Ook kan er via het systeem gemakkelijk worden gecontroleerd of mensen hun taken ook echt inplannen. Wanneer leden dat niet doen, volgen er enkele reminders en op den duur een deadline. Als de leden voor deze deadline nog niks hebben ingepland, gaat White Demons er vanuit dat deze leden hun plichten af willen kopen en dan moeten ze dus €100,- betalen. Uiteindelijk heeft 95% van de leden zichzelf ingepland voor vrijwilligerstaken.

Ledenbinding
Een ander belangrijk neveneffect van het vrijwilligersbeleid is dat leden betrokken raken bij de vereniging. Hierdoor ontstaat er sneller een "ons kent ons" gevoel. Het resultaat hiervan is nu al te zien. "Nu staan er zelfs bij een training van een jeugdteam ongeveer 20 ouders te kijken. Dat is leuk om te zien."  aldus de voorzitter. De sfeer wordt dus ook verbeterd en dit is een belangrijk gevolg van het vrijwilligersbeleid. Vooralsnog zijn de reacties op het nieuwe vrijwilligersbeleid van de leden veelal positief. Uiteraard zijn hier ook uitzonderingen op, maar na een goed gesprek zien mensen toch vaak wel in dat vrijwillige taken van onschatbare waarde zijn voor de vereniging.

Toekomst
White Demons voorzitter Bas Tuijtelaars heeft voor de toekomst nog meer plannen: "Het vrijwilligersbeleid is nu gestart en dit loopt goed. De volgende stap is het reorganiseren van de organisatie met de juiste mensen op de juiste positie."

Wij hopen dat de vereniging haar organisatie hiermee nog verder versterkt en wensen Handbalvereniging White Demons het beste toe voor de toekomst!

Verder Lezen
meer over
Medewerker aan het woord #22: Nard Beekmans
Tilburg in maart 2020 gaststad voor NK Skateboarden en Urban Playground 013